Regulamin

XIV Konferencji Doktorantów Uniwersytetu Jagiellońskiego – Collegium Medicum

Postanowienia ogólne

1

1. Przez następujące określenia, użyte w niniejszym regulaminie rozumie się:

– Konferencja: XIV Konferencja Doktorantów Uniwersytetu Jagiellońskiego – Collegium Medicum, która odbędzie się w dniu 8 czerwca 2024 r. w formie stacjonarnej w Collegium Nowodworskiego przy ul. Św. Anny 12 w Krakowie.

– Organizator: Szkoła Doktorska Nauk Medycznych i Nauk o Zdrowiu UJCM (dalej: Szkoła Doktorska).

– Uczestnik: osoba dokonująca rejestracji poprzez wysłanie formularza udostępnionego przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji.

2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji
   i obowiązują wszystkich Uczestników.
3. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika niniejszego Regulaminu.

Zasady uczestnictwa

2

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest prawidłowe wypełnienie formularza rejestracji abstraktu w systemie on-line dostępnego na stronie internetowej www.doktorancka.cm-uj.krakow.pl do dnia 15 kwietnia 2024 r. Zgłoszenia, które wpłyną po tym terminie, nie będą przyjmowane.
2. Organizator zobowiązuje się do potwierdzenia rejestracji drogą elektroniczną (do dnia 17 kwietnia 2024 r.) oraz ewentualnego dopuszczenia pracy do prezentacji podczas Konferencji (przesłanie potwierdzenia drogą elektroniczną do dnia 20 maja 2024 r.). W przypadku braku otrzymania informacji dotyczącej rejestracji lub dopuszczenia do prezentacji do ww. daty uprasza się o kontakt mailowy z Organizatorem konferencja.doktorancka@cm-uj.krakow.pl

3. Uczestnik dopuszczony do prezentacji ma obowiązek potwierdzić mailowo udział w Konferencji
   w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania potwierdzenia przyjęcia do prezentacji. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Uczestnik może wskazać osobę zastępującą pod warunkiem, że jest ona współautorem zgłoszenia i ma status uczestnika studiów doktoranckich/doktoranta Szkoły Doktorskiej.
4. Komitet Naukowy Konferencji (powołany przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej) ocenia zgłoszenia na podstawie następujących kryteriów:

– jakość streszczenia pod względem poprawności metodologicznej i redakcyjnej,

– innowacyjność prezentowanych badań,

– wartość merytoryczna.

Każde zgłoszenie podlega ocenie przez 2 recenzentów. W każdym z kryteriów recenzent może przyznać 0, 1 lub 2 punkty. Zgłoszenie może otrzymać  maksymalnie 12 punktów łącznie.

5. Komitet Naukowy Konferencji sporządza ranking zgłoszeń w oparciu o łączną liczbę uzyskanych punktów i ustala minimalną liczbę punktów niezbędną do przyjęcia do prezentacji na Konferencji.
6. W przypadku nadesłania przez jedną osobę więcej niż jednego zgłoszenia, Komitet Naukowy może dopuścić do prezentacji tylko to, które otrzymało najwyższą punktację.

Konferencja

3

1. Prawo do czynnego udziału w Konferencji przysługuje uczestnikom posiadającym status doktoranta.
2. Organizator zastrzega sobie prawo dopuszczenia do czynnego udziału w Konferencji najlepszych prelegentów International Medical Students’ Conference 2024 wskazanych przez Studenckie Towarzystwo Naukowe UJ CM.
3. Obrady odbywają się w blokach tematycznych, nad których przebiegiem czuwają moderatorzy. Każda prezentacja powinna trwać nie dłużej niż 5 minut, natomiast 2 minuty przewidziane są na dyskusję. Nie przewiduje się sesji posterowych.
4. Moderatorzy oceniają prezentacje na podstawie poniższych kryteriów:
5. nowatorstwo pracy, b. właściwy dobór metodyki i poprawność wyciągania wniosków,
6. sposób prezentacji wyników.

Każdy z moderatorów w każdym z kryteriów może przyznać 0, 1 lub 2 punkty. Łączna liczba punktów przyznawanych przez jednego moderatora wynosi maksymalnie 6.

5. Najlepsi prelegenci w każdym z bloków tematycznych mogą zostać nagrodzeni. Wyłania się ich na podstawie łącznej oceny Komitetu Naukowego oraz Moderatorów. Liczbę przyznawanych nagród w każdej sesji ustala organizator przed rozpoczęciem konferencji. W razie równej punktacji, kolejność ustala się na podstawie sumy ocen moderatorów, a jeśli jest ona równa, w następnej kolejności na podstawie sumy ocen uzyskanych za sposób prezentacji wyników.
6. Językami obowiązującymi na konferencji są język polski oraz język angielski. Język prezentacji musi być tożsamy z językiem, w którym zgłoszony został abstrakt.
7. Organizator w dniu poprzedzającym Konferencję może przeprowadzić sesję testową w celu wcześniejszego sprawdzenia poprawności działania prezentacji.
8. Potwierdzeniem czynnego uczestnictwa w Konferencji jest certyfikat uczestnictwa, który zostanie udostępniony on-line po zakończeniu wszystkich bloków tematycznych. Możliwe będzie również uzyskanie certyfikatu w formie papierowej w późniejszym terminie.
9. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia
   na terenie obiektu, w którym odbywać się będzie Konferencja.
10. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa w tym także zasad PPOŻ jak również poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora oraz obsługi obiektu.
11. W trakcie trwania Konferencji Uczestnik zobowiązany jest do posiadania identyfikatora dostarczonego przez Organizatora. Identyfikator uprawnia do bezpłatnego korzystania z sesji wykładowych, przerw kawowych, cateringu oraz materiałów konferencyjnych.

Publikacja abstraktów

4

1. Zgłoszenia dopuszczone przez Komitet Naukowy Konferencji zostaną udostępnione on-line dla wszystkich uczestników Konferencji oraz wydrukowane w książce abstraktów. Za zgłoszoną treść abstraktu, nazwiska i afiliacje autorów odpowiada uczestnik.
2. Autor zobowiązany jest do terminowego naniesienia ewentualnych poprawek oraz zmian w pracy wskazanych przez Organizatora.
3. Nieprzestrzeganie terminów nadsyłania korekt, autoryzacji oraz wymogów redakcyjnych będzie skutkować nieprzyjęciem abstraktu do druku.

Wizerunek

5

1. Przebieg Konferencji może być nagrywany oraz fotografowany przez Organizatora.
2. Udział w Konferencji jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz wyrażeniem zgody Uczestnika na wykorzystanie jego wizerunku w celu publikacji w mediach przez Organizatora.
3. W razie przyznawania nagród, Organizator umieszcza listę laureatów na stronie internetowej Szkoły Doktorskiej.

Postanowienia końcowe

6

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym regulaminie oraz programie Konferencji.
2. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem umieszczenia go na stronie internetowej Konferencji.